Afspraak aanmaken

1. Actie kiezen

In de tabellen hieronder ziet u de acties die geselecteerd kunnen worden vanuit het vervolgkeuzemenu bovenaan op de pagina.

Mogelijke acties:

Item in vervolgkeuzemenu	Gebruiken wanneer
Reservering invoeren	U vooraf een werkplaatsafspraak reserveert nadat een klant daarom heeft gevraagd. Bij de reservering kan het gaan om een onderhoudsservice of gewoon het plaatsen van winter- of zomerbanden. Reserveringen komen het meeste voor bij auto's die niet met de Sensus-cloud zijn verbonden, maar in sommige gevallen kunnen ze ook gelden voor auto's die wel met de Sensus-cloud zijn verbonden. 30 dagen* vóór de werkplaatsafspraak is de reservering zichtbaar in de Lijst met Maatregelen, zodat u de reservering kunt bijwerken en gegevens kunt toevoegen en een voorstel naar de klant kunt sturen. * Op markt- en/of dealerniveau ingestelde parameter.

Item in vervolgkeuzemenu

Gebruiken wanneer

Reservering invoeren

U vooraf een werkplaatsafspraak reserveert nadat een klant daarom heeft gevraagd. Bij de reservering kan het gaan om een onderhoudsservice of gewoon het plaatsen van winter- of zomerbanden. Reserveringen komen het meeste voor bij auto's die niet met de Sensus-cloud zijn verbonden, maar in sommige gevallen kunnen ze ook gelden voor auto's die wel met de Sensus-cloud zijn verbonden.

30 dagen* vóór de werkplaatsafspraak is de reservering zichtbaar in de Lijst met Maatregelen, zodat u de reservering kunt bijwerken en gegevens kunt toevoegen en een voorstel naar de klant kunt sturen.

* Op markt- en/of dealerniveau ingestelde parameter.

Acties die namens een klant kunnen worden uitgevoerd:

Item in vervolgkeuzemenu	Gebruiken wanneer
Afspraakverzoek aanmaken	U namens een klant een afspraak maakt. Dit is van toepassing als een klant niet de functies van Afsprakenbeheer voor werkplaats gebruikt om een werkplaatsafspraak te regelen, maar dat via e-mail of telefoon doet.

Let op

U kunt ook om informatie vragen of met de klant communiceren wanneer er geen boekingsproces gaande is. In dit geval neemt u de klant/auto uit de Lijst met Alle Klanten van Werkplaats. Gebruik dit echter niet voor reclame- of promotiedoeleinden. De klant heeft daar namelijk geen toestemming voor gegeven.

Als de klant niet in uw Lijst met Alle Klanten van Werkplaats staat, kan er ook een boeking in gang worden gezet door in het Gegevens Weergeven-venster op het tabblad Klantgegevens op knop Nieuwe Afspraak Aanmaken te klikken. Voor nadere instructies, zie Klantinformatie beheren.

Ook is het mogelijk om naar een klantprofiel te zoeken of om een nieuw profiel toe te voegen door in het menu Snelkoppelingen op Klantinformatie Beheren te klikken. Voor nadere instructies, zie Een klantprofiel zoeken.

2. Velden

De volgende velden zijn beschikbaar. Sommige hiervan worden door de klant via de My Volvo-eigenaarswebsite ingevuld of door de Conditie-gegevens van de auto. U vult de andere velden in. Afhankelijk van de geselecteerde actie in het vervolgkeuzemenu bovenaan op de pagina kunnen verschillende velden bewerkbaar zijn.

Naam veld	Benaming
Type service	Het type verzoek van de klant dat moet worden uitgevoerd. De beschikbare mogelijkheden zijn: Service Reparatie Service & reparatie Anders
Vereiste afstand voor service	Deze informatie kan worden gegenereerd via de SPI (service price indicator) op de My Volvo-eigenaarswebsite of handmatig door de klant. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Kilometerstand laatste service	Deze informatie wordt opgehaald van de My Volvo-eigenaarswebsite, indien de klant de kilometerstand heeft ingevoerd waarbij de laatste service heeft plaatsgevonden. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Huidige kilometerstand	De kilometerstand van de auto ten tijde van het verzoek. Deze informatie (Conditie gegevens) wordt door de auto verstuurd of wordt door de klant op de My Volvo-eigenaarswebsite handmatig ingevoerd. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Laatste servicedatum	Deze informatie wordt opgehaald van de My Volvo-eigenaarswebsite, waar de klant de laatste servicedatum voor de auto heeft ingevoerd. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Voorkeursdata van klant	Voorkeursdatums van de klant voor de werkplaatsafspraak. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Antwoord van Service op verzoek van klant	Dialoog over de benodigde service en reparatie voor de auto bij dit werkplaatsbezoek. Voor de klant is deze dialoog alleen mogelijk via de My Volvo-eigenaarswebsite en niet via de auto.
Voorkeuren voor auto afleveren en ophalen	Dialoog over het afleveren en ophalen van de auto van de klant en over de vraag of de klant alternatief vervoer nodig heeft. Voor de klant is deze dialoog alleen mogelijk via de My Volvo-eigenaarswebsite en niet via de auto.
Voorstel aan klant	Beschrijf de inhoud en prijs van iedere bewerking die zal worden verricht tijdens het bezoek aan de werkplaats. De informatie wordt weergegeven in de auto van de klant* en op de My Volvo-eigenaarswebsite. In meertalige markten gebruikt u de voorkeurstaal van de klant. * Deze functie wordt later nog ingevoerd.
Afspraak	Datum en tijd waarop de taak bij de werkplaats wordt gestart.
Afleveren	Datum en tijd voor het afleveren van de auto bij de werkplaats door de klant.
Ophalen	Datum en tijd voor het ophalen van de auto bij de werkplaats door de klant.
Totaalprijs	Totaalprijs voor bezoek aan werkplaats. Vermeld ook de valuta.
Status van afspraak	De status van de afspraak van de klant. Voor meer informatie over statussen, zie Afspraken.
Afspraak-ID	Het unieke ID voor de afspraak.
Afkomstig van	Geeft aan hoe de boeking tot stand kwam, d.w.z. de aanleiding voor de boeking. De mogelijkheden zijn: Handleiding, Service, Waarschuwing of Reservering. Zie de Stapsgewijze instructies voor Afsprakenbeheer voor werkplaats voor meer informatie.
Verzoek van klant geïnitieerd via	Geeft aan waar het verzoek werd geïnitieerd, d.w.z. in welk kanaal. De mogelijkheden zijn: Klantportal (My Volvo-eigenaarswebsite), VIDA of Auto.
Vervaldatum	De datum waarop de klant het voorstel van de werkplaats voor een afspraak moet hebben beantwoord.
Referentie naar werkplaatssysteem	Gebruik dit veld om een referentie naar de werkorder in de DMS in te voeren. Controleer voordat u een voorstel of informatieverzoek verstuurt of de vervaldatum vóór de datum van de afspraak ligt.
Klant-ID	Het unieke ID van de klant in de Centrale Database van Volvo.
Voornaam	De voornaam van de klant.
Achternaam	De achternaam van de klant.
Telefoon	Het telefoonnummer van de klant.
Voorkeurstaal	De voorkeurstaal van de klant. In meertalige markten wordt in de e-mailcommunicatie met de klant de voorkeurstaal gebruikt. Zorg ervoor dat u uw voorstel opstelt in de voorkeurstaal van de klant.
VIN	Het VIN van de auto van de klant.
Model	Het model van de auto van de klant.
Modeljaar	Het modeljaar van de auto van de klant.

Als alle velden zijn ingevuld, bevestigt u door te klikken op de knop VERSTUREN. De pagina wordt gesloten door te klikken op de knop CLOSE.