Afspraak beheren

Op sommige pagina's in VIDA hebben lijsten met klanten een kolom Afspraak-ID. Door op een Afspraak-ID te klikken opent er een nieuw venster waarin u de gekozen werkplaatsafspraak kunt beheren.

Fig. 284: Afspraak beheren

1. Actie kiezen

Al naargelang de status van de afspraak is minimaal één van de acties in de tabellen hieronder beschikbaar in het vervolgkeuzemenu bovenaan op de pagina.

Mogelijke acties:

Item in vervolgkeuzemenu	Gebruiken wanneer
Voorstel doen	U hebt een voorstel voor de klant aangemaakt. Als er een voorstel wordt gedaan, gaat dit naar de auto, de My Volvo-eigenaarswebsite en de e-mail van de klant. U moet het veld Voorstel aan klant invullen. De tijd en de prijs met valuta moeten worden meegenomen.
Aanvullende informatie vragen	U hebt een verzoek van een klant ontvangen maar er zijn nog vragen over het bezoek aan de werkplaats. U kunt de vraag in een van de twee chatvelden Antwoord aan klant links invoeren. Wanneer er om extra informatie wordt gevraagd, gaat deze vraag naar de auto, de My Volvo-eigenaarswebsite en de e-mail van de klant. De klant kan via de My Volvo-eigenaarswebsite schriftelijk reageren. Wanneer een klant een vraag heeft beantwoord, heeft de klant/auto in de Lijst met Maatregelen de status GEVRAAGD.
Afspraak inplannen	U hebt mondeling of per e-mail een verzoek van een klant ontvangen en u hebt het tijdstip, de inhoud en de prijs van de werkplaatsboeking met de klant besproken. Daarom hoeft u geen voorstel te sturen en kunt u direct een afspraakbevestiging aanmaken.
Afspraak bevestigen	Een klant heeft een voorstel van u geaccepteerd. U moet de middelen regelen, de werkzaamheden plannen en de afspraak vervolgens bevestigen. De klant wordt niet geïnformeerd als u de afspraak bevestigd. Dit is uitsluitend voor interne verwerking binnen de werkplaats, bijvoorbeeld om u eraan te herinneren dat u de afspraak in uw planningssysteem hebt beheerd.
Afspraak updaten	Een voorstel is geaccepteerd of bevestigd en u wilt de afspraak aanpassen zonder een nieuw voorstel naar de klant te sturen. De klant wordt niet geïnformeerd als u de afspraak aanpast.
Afspraak finaliseren	Er is een werkplaatsafspraak gemaakt. De afspraak wordt verwijderd van de Lijst met Gepland, maar de informatie blijft beschikbaar in het afsprakenoverzicht op deze pagina. De klant/auto blijft beschikbaar in de Lijst met Alle Klanten van Werkplaats als de klant is ingesteld als hoofdbestuurder en hij uw dealerorganisatie als voorkeur heeft ingesteld.
Afspraak verwijderen	Een klant heeft een afspraak, verzoek, reservering, informatieverzoek of voorstel onderbroken (geannuleerd). Met deze actie verwijdert u de afspraak. De informatie over de afspraak is beschikbaar in het afsprakenoverzicht op deze pagina. De klant/auto blijft beschikbaar in de Lijst met Alle Klanten van Werkplaats.
Reservering updaten	U past een reservering aan naar een voorstel naar een klant.

Acties die namens een klant kunnen worden uitgevoerd:

Item in vervolgkeuzemenu	Gebruiken wanneer
Voorstel akkoord	De klant heeft een voorstel ontvangen en vraagt u om het voorstel namens hem/haar te accepteren.
Voorstel afwijzen	De klant heeft een voorstel ontvangen en vraagt u om het voorstel namens hem/haar af te wijzen.
Afspraak annuleren	De klant vraagt u om een afspraak, verzoek, reservering, vraag of voorstel namens hem/haar te annuleren.
Verzoek updaten	De klant heeft een verzoek gestuurd of een vraag ontvangen en vraagt u om het verzoek of de vraag namens hem/haar aan te passen.
Verzoek intrekken	De klant heeft een verzoek gestuurd en vraagt u om het verzoek namens hem/haar in te trekken.

2. Velden

De volgende velden zijn beschikbaar. Sommige hiervan worden door de klant via de My Volvo-eigenaarswebsite ingevuld of door de Conditie-gegevens van de auto. U vult de andere velden in. Afhankelijk van de geselecteerde actie in het vervolgkeuzemenu bovenaan de pagina kunnen verschillende velden bewerkbaar zijn.

Naam veld	Beschrijving
Type service	Het type verzoek van de klant dat moet worden uitgevoerd. De beschikbare mogelijkheden zijn: Service Reparatie Service & reparatie Anders
Vereiste afstand voor service	Deze informatie kan worden gegenereerd via de SPI (service price indicator) op de My Volvo-eigenaarswebsite of handmatig door de klant. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Kilometerstand laatste service	Deze informatie wordt opgehaald van de My Volvo-eigenaarswebsite, indien de klant de kilometerstand heeft ingevoerd waarbij de laatste service heeft plaatsgevonden. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Huidige kilometerstand	De kilometerstand van de auto ten tijde van het verzoek. Deze informatie (Conditie gegevens) wordt door de auto verstuurd of wordt door de klant op de My Volvo-eigenaarswebsite handmatig ingevoerd. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Laatste servicedatum	Deze informatie wordt opgehaald van de My Volvo-eigenaarswebsite, waar de klant de laatste servicedatum voor de auto heeft ingevoerd. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Voorkeursdata van klant	Voorkeursdatums van de klant voor de werkplaatsafspraak. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Meldingen	Actieve meldingen voor de auto ( en ). Deze informatie is alleen beschikbaar als het boekingsverzoek voor de werkplaats door de auto werd geïnitieerd en er Conditie-gegevens beschikbaar zijn. zie Afspraken voor meer informatie over meldingen. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Gegevens verbonden auto weergeven	Klik hierop om de gegevens van de verbonden auto weer te geven (ConditieinVIDA). Deze informatie is alleen beschikbaar als het boekingsverzoek voor de werkplaats door de auto werd geïnitieerd en er Conditie-gegevens beschikbaar zijn. Deze informatie wordt alleen bijgewerkt wanneer de klant het verzoek de eerste keer stuurt. Alle volgende aanpassingen van het verzoek van de klant gebeuren via de chatvelden Antwoord aan klant.
Antwoord van Service op verzoek van klant	Dialoog over de benodigde service en reparatie voor de auto bij dit werkplaatsbezoek. Voor de klant is deze dialoog alleen mogelijk via de My Volvo-eigenaarswebsite en niet via de auto.
Voorkeuren voor auto afleveren en ophalen	Dialoog over het afleveren en ophalen van de auto van de klant en over de vraag of de klant alternatief vervoer nodig heeft. Voor de klant is deze dialoog alleen mogelijk via de My Volvo-eigenaarswebsite en niet via de auto.
Voorstel aan klant	Beschrijf de inhoud en prijs van iedere bewerking die zal worden verricht tijdens het bezoek aan de werkplaats. De informatie wordt weergegeven in de auto van de klant* en op de My Volvo-eigenaarswebsite. Bij meertalige markten gebruikt u de voorkeurstaal van de klant. * Deze functie wordt later nog ingevoerd.
Afspraak	Datum en tijd waarop de taak bij de werkplaats wordt gestart.
Afleveren	Datum en tijd voor het afleveren van de auto bij de werkplaats door de klant.
Ophalen	Datum en tijd voor het ophalen van de auto bij de werkplaats door de klant.
Totaalprijs	Totaalprijs voor bezoek aan werkplaats. Vermeld ook de valuta.
Status van afspraak	De status van de afspraak van de klant. Voor meer informatie over statussen, zie Afspraken.
Afspraak-ID	Het unieke ID voor de afspraak.
Afkomstig van	Geeft aan hoe de boeking tot stand kwam, d.w.z. de aanleiding voor de boeking. De mogelijkheden zijn: Handleiding, Service, Waarschuwing of Reservering. Zie de Stapsgewijze instructies voor Afsprakenbeheer voor werkplaats voor meer informatie.
Verzoek van klant geïnitieerd via	Geeft aan waar het verzoek werd geïnitieerd, d.w.z. in welk kanaal. De mogelijkheden zijn: Klantportal (My Volvo-eigenaarswebsite), VIDA of Auto.
Vervaldatum	De datum waarop de klant het voorstel van de werkplaats voor een afspraak moet hebben beantwoord.
Referentie naar werkplaatssysteem	Gebruik dit veld om een referentie naar de werkorder in de DMS in te voeren. Controleer voordat u een voorstel of informatieverzoek verstuurt of de vervaldatum vóór de datum van de afspraak ligt.
Klant-ID	Het unieke ID van de klant in de Centrale Database van Volvo.
Voornaam	De voornaam van de klant.
Achternaam	De achternaam van de klant.
Telefoonnummer	Het telefoonnummer van de klant.
Voorkeurstaal	De voorkeurstaal van de klant. In meertalige markten wordt in de e-mailcommunicatie met de klant de voorkeurstaal gebruikt. Zorg ervoor dat u uw voorstel opstelt in de voorkeurstaal van de klant.
VIN	Het VIN van de auto van de klant.
Model	Het model van de auto van de klant.
Modeljaar	Het modeljaar van de auto van de klant.

Als alle velden zijn ingevuld, bevestigt u door te klikken op de knop VERSTUREN. De pagina wordt gesloten door te klikken op de knop CLOSE.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

Afsprakenbeheer voor werkplaats

Stapsgewijze instructies voor Afsprakenbeheer voor werkplaats

De tab Afspraken