Let op
Het is ook mogelijk om namens klanten afspraakverzoeken te initiëren en reserveringen in te voeren. Voor meer informatie, zie Afspraak aanmaken.
De volgende twee procedures geven de hoofdlijnen weer voor handmatige boekingsverzoeken van klanten. Klanten kunnen handmatige boekingsverzoeken voor de werkplaats doen met behulp van Sensus Connect in de auto of de My Volvo-eigenaarswebsite.
Let op
Hoofdproces bij een boekingsverzoek voor de werkplaats, vanuit een auto door een klant geïnitieerd
Overzicht procedure
|
Stap |
Maatregel |
|---|---|
|
1 |
Een klant initieert een werkplaatsboeking vanuit een met de Sensus-cloud verbonden auto. |
|
2 |
De klant maakt een keuze in Sensus Connect |
|
3 |
De klant keurt gegevensoverdracht goed in Sensus Connect. |
|
4 |
De klant stuurt het boekingsverzoek voor de werkplaats naar de dealer. |
|
5 |
De dealer ontvangt het boekingsverzoek voor de werkplaats. |
|
6 |
De dealer plant de werkzaamheden in. |
|
7 |
De dealer plant de afspraak in. |
|
8 |
De dealer maakt een voorstel voor een werkplaatsafspraak aan. |
|
9 |
De dealer stuurt het voorstel voor een serviceafspraak naar de klant. |
|
10 |
De klant ontvangt het voorstel voor de serviceafspraak. |
|
11 |
De dealer ontvangt het voorstel voor de serviceafspraak met een akkoord van de klant. |
|
12 |
De klant krijgt een herinnering voor de serviceafspraak. |
|
13 |
De klant wordt naar de werkplaats geleid. |
|
14 |
De dealer voert de geplande werkzaamheden aan de auto uit. |
|
15 |
De dealer sluit de casus af. |
-
Een klant initieert een werkplaatsboeking vanuit een met de Sensus-cloud verbonden auto
-
De klant maakt een keuze in Sensus Connect
-
Service
-
Reparatie
-
Service & reparatie
-
Anders
-
De klant keurt gegevensoverdracht goed in Sensus Connect
-
De klant stuurt het boekingsverzoek voor de werkplaats naar de dealer
-
De dealer ontvangt het boekingsverzoek voor de werkplaats
-
De dealer plant de werkzaamheden in
-
De dealer plant de afspraak in
-
De dealer maakt een voorstel voor een werkplaatsafspraak aan
-
De dealer stuurt het voorstel voor een serviceafspraak naar de klant
-
De klant ontvangt het voorstel voor de serviceafspraak
-
De dealer ontvangt het voorstel voor de serviceafspraak met een akkoord van de klant
-
De klant krijgt een herinnering voor de serviceafspraak
-
De klant wordt naar de werkplaats geleid
-
De dealer voert de geplande werkzaamheden aan de auto uit
-
De dealer sluit de casus af
De klant van een met de Sensus-cloud verbonden auto kiest in Sensus Connect .
De klant kan vier verschillende verzoektypes naar de werkplaats sturen.
| ð |
De klant kiest ervoor om een boekingsverzoek voor service te versturen. |
Alle klanten zijn eigenaar van de gegevens die hun auto's genereren. Gegevens worden overgedragen naar Volvo Cars via de telefoon van de klant of de P-SIM-verbinding van de auto. Voor iedere servicecyclus wordt de klant om toestemming gevraagd om gebruik te maken van de huidige telefoon- of P-SIM-verbinding. Bij deze gegevensoverdrachten worden gegevensvolumes van zo'n 500 kilobytes overgedragen.
| ð |
De klant wordt gevraagd om akkoord te gaan met gegevensoverdracht naar Volvo Cars en geeft toestemming. De vraag wordt pas weer weergegeven als er weer een servicecyclus begint. |
De auto stuurt een boekingsverzoek voor de werkplaats en Conditie -gegevens naar de dealer. De klant ontvangt een bevestiging in Sensus Connect, op de My Volvo-eigenaarswebsite en per e-mail. Daarin wordt bevestigd dat het boekingsverzoek voor de werkplaats is ontvangen. In de bevestiging van het boekingsverzoek voor de werkplaats wordt ook aangegeven dat de dealer binnen 2* werkdagen contact zal opnemen met de klant. De dealer moet echter altijd zo snel mogelijk reageren op boekingsverzoeken voor de werkplaats om de klant een optimale service te bieden.
* Per markt instelbaar en wordt in een later stadium per dealer instelbaar.
Let op
Let op
De aangegeven periode is wat de dealer aan de klant heeft beloofd. Om de klant niet teleur te stellen, moet deze strikt worden aangehouden. De Afsprakenbeheer voor werkplaats-functies ondersteunen de dealer zodat deze geen klanten vergeet. Wanneer een verzoek om reservering in de -lijst op het tabblad niet binnen 24 uur* is opgepakt en verwerkt, wordt er een e-mail naar de servicemanager/serviceafdeling van de dealer gestuurd.
* Per markt in te stellen.
De voorkeursdealer van de klant opent het tabblad in VIDA regelmatig om te controleren of er eventueel nieuw binnengekomen verzoeken van klanten zijn. De dealer ziet het verzoek van de klant in de -lijst, die standaard wordt weergegeven.
De dealer bekijkt het verzoek van de klant door op het op het tabblad te klikken. De pagina Afspraak beheren opent in een nieuw browservenster. Op deze pagina controleert de dealer de klantgegevens, de kilometerstand van de auto, de afsprakengeschiedenis enz.
De dealer klikt vervolgens op om de gegevens m.b.t. de actuele conditie van de auto te bekijken.
De dealer gaat dan terug naar het tabblad en stelt de auto met de -knop als autoprofiel in om te controleren of er mogelijk aan de auto gerelateerde kwaliteitsbulletins (QB's) nodig zijn.
Als de dealer de Handelingen en Pakketten-functie in het VIDA-abonnement heeft en als er in het DMS een openstaande werkorder is, gebeurt dit via de werklijst. De QB's worden automatisch weergegeven voor het huidige VIN en alle QB-gerelateerde informatie wordt heel gemakkelijk toegevoegd.
Zonder de functies van Handelingen en Pakketten moet dit handmatig gebeuren. zie VIDA Menu Pricing/VST voor meer informatie en begeleiding bij deze functies in VIDA.
Na deze stap wordt alle relevante informatie voor de reparatie van de auto plus de tijd die moet worden ingepland in het planningssysteem van de werkplaats berekend door de dealer.
Nu we weten wat er qua werk en tijd nodig is in de werkplaats, gaat de dealer bij de volgende stap kijken in het planningssysteem van de werkplaats. De dealer kiest op basis van de capaciteit in de werkplaats een geschikte dag en tijd voor de afspraak in de werkplaats.
De dealer gaat terug naar het tabblad in VIDA en klikt op . De relevante gegevens voor het voorstel worden ingevoerd in het afsprakensjabloon. Als de dealer de werklijst in VIDA heeft gebruikt om de werkorder aan te maken, kan de inhoud van het voorstel voor de afspraak worden ingevuld via kopiëren en plakken vanuit de werklijst.
De dealer klikt op . Het voorstel wordt dan naar de klant verstuurd.
Let op
Let op
Voorstellen worden altijd verstuurd naar de auto van de klant en de My Volvo-eigenaarswebsite. De klant ontvangt ook een e-mail met informatie en een link naar de My Volvo-eigenaarswebsite.
De dealer sluit het venster Afspraak beheren door op knop te klikken. Weer terug op het tabblad is de klant/auto nu van de -lijst overgezet naar de -lijst.
De klant ontvangt het voorstel voor de serviceafspraak en kan reageren via Sensus Connect in de auto of via de My Volvo-eigenaarswebsite.
In Sensus Connect kan de klant vier dingen doen:
|
Voorstel accepteren |
Door deze optie te selecteren, gaat de klant akkoord met het voorstel. |
|
Voorstel afwijzen |
Door deze optie te selecteren, trekt de klant het verzoek voor een werkplaatsafspraak in. Als het voorstel wordt afgewezen, gaan het servicelampje en het bericht op de DIM van de auto automatisch weer aan. |
|
Een nieuw voorstel vragen |
Door deze optie te selecteren, vraagt de klant om een andere tijd voor de werkplaatsafspraak. Als de klant om een nieuw voorstel vraagt, moet de dealer eerst een nieuwe tijd zien te vinden in het planningssysteem van de werkplaats (zie stap 7) voordat hij doorgaat. |
|
Uitstellen |
Als deze optie wordt geselecteerd, krijgt de klant het voorstel opnieuw tijdens de volgende rijcyclus. |
Op de My Volvo-eigenaarswebsite krijgt de klant drie opties:
|
Akkoord |
Door deze optie te selecteren, gaat de klant akkoord met het voorstel. |
|
Verwijderen |
Door deze optie te selecteren, trekt de klant het verzoek voor een werkplaatsafspraak in. Als het voorstel wordt afgewezen, gaan het servicelampje en het bericht op de DIM van de auto automatisch weer aan. |
|
Antwoord |
Door deze optie te selecteren, vraagt de klant om een andere tijd voor de werkplaatsafspraak. Als de klant om een nieuw voorstel vraagt, moet de dealer eerst een nieuwe tijd zien te vinden in het planningssysteem van de werkplaats (zie stap 7) voordat hij doorgaat. |
Let op
Let op
Alle reacties op boekingsvoorstellen (niet bij uitstellen) gaan rechtstreeks terug naar de dealer en worden daar weergegeven in de -lijst.
| ð |
De klant gaat akkoord met het voorstel in Sensus Connect en de reactie wordt naar de dealer verstuurd. |
De dealer opent het tabblad in VIDA. In de -lijst ziet de dealer dat de klant het voorstel heeft geaccepteerd.
De dealer klikt op en kiest in het vervolgkeuzemenu in het Afspraak beheren-venster . Door op te klikken bevestigt de dealer de overeengekomen reservering en de uit te voeren werkzaamheden.
| ð |
De boeking wordt verplaatst van de -lijst naar de -lijst. |
|
Als de boeking wordt bevestigd, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de voorlopig geboekte tijd in de werkplaats ook wordt bevestigd. De dealer dient ook te verzekeren dat de werkplaatsplanning en de werkorder zijn gemaakt en afgerond voordat het voorstel wordt verstuurd. Alle benodigde onderdelen moet beschikbaar zijn of worden besteld. |
Op basis van de klantinstellingen op de My Volvo-eigenaarswebsite wordt in Sensus Connect een afspraakherinnering weergegeven voor de klant. Dit gebeurt 1 tot 4 dagen vóór de dag van de serviceafspraak. Deze herinnering gaat ook via e-mail naar de klant met een link naar de My Volvo-eigenaarswebsite. Op de dag van de serviceafspraak krijgt de klant bij iedere start van de motor nogmaals een herinnering van Sensus Connect.
Als de auto voorzien is van Sensus Navigation kan de klant kiezen voor begeleiding door Sensus Navigation tijdens het rijden naar de werkplaats.
Als de auto aankomt bij de werkplaats, voert de dealer de werkzaamheden aan de auto uit zoals afgesproken en gepland met de klant. Als alles klaar is, reset de dealer het servicelampje in het kader van de normale serviceprocedure*.
* Geldt alleen voor serviceafspraken.
Als laatste stap, wanneer al het werk is afgerond en de auto door de klant is opgehaald, opent de dealer het tabblad . De dealer selecteert vervolgens de klant/auto in de -lijst en klikt op . Hierdoor opent het Afspraak beheren-venster. De dealer sluit de casus af door in het vervolgkeuzemenu te kiezen en vervolgens op te klikken.
| ð |
Hierdoor wordt de afspraak uit de -lijst verwijderd, maar is de klant/auto nog steeds beschikbaar op het tabblad als de hoofdbestuurder van de auto de dealer als voorkeursdealer heeft gekozen. |
|
Alle informatie over eerdere afspraken is beschikbaar in het afsprakenoverzicht op de Afsprakenbeheer voor werkplaats-pagina's. |
Hoofdproces bij een boekingsverzoek voor de werkplaats, vanuit de My Volvo-eigenaarswebsite door een klant geïnitieerd
Overzicht procedure
|
Stap |
Maatregel |
|---|---|
|
1 |
Een klant initieert een werkplaatsboeking vanaf de My Volvo-eigenaarswebsite. |
|
2 |
De klant maakt een boekingsverzoek voor de werkplaats aan. |
|
3 |
De klant stuurt een boekingsverzoek voor de werkplaats. |
|
4 |
De dealer ontvangt het boekingsverzoek voor de werkplaats. |
|
5 |
De dealer plant de werkzaamheden in. |
|
6 |
De dealer plant de afspraak in. |
|
7 |
De dealer maakt een voorstel voor een werkplaatsafspraak aan. |
|
8 |
De stuurt een voorstel voor de werkplaatsafspraak naar de klant. |
|
9 |
De klant ontvangt het voorstel voor de werkplaatsafspraak. |
|
10 |
De dealer ontvangt het geaccepteerde voorstel voor de werkplaatsafspraak. |
|
11 |
De klant wordt herinnerd aan de werkplaatsafspraak. |
|
12 |
De klant wordt naar de werkplaats geleid. |
|
13 |
De dealer voert de geplande werkzaamheden aan de auto uit. |
|
14 |
De dealer sluit de casus af. |
-
Een klant initieert een werkplaatsboeking vanaf de My Volvo-eigenaarswebsite
-
De klant maakt een boekingsverzoek voor de werkplaats aan
-
Onderhoudsservice, reparaties en overige services.
-
Auto-informatie, zoals laatste servicedatum, huidige kilometerstand enz.
-
Twee voorkeursdata voor de afspraak.
-
Tekstberichten in twee verschillende velden; een voor een beschrijving van de uit te voeren werkzaamheden aan de auto (bijv. "De hoofdsteun zit wat los") en een voor andere informatie m.b.t. het bezoek aan de werkplaats (bijv. "Ik wil graag een vervangende auto").
-
De klant stuurt een boekingsverzoek voor de werkplaats
-
De dealer ontvangt het boekingsverzoek voor de werkplaats
-
De dealer plant de werkzaamheden in
-
De dealer plant de afspraak in
-
De dealer maakt een voorstel voor een werkplaatsafspraak aan
-
De stuurt een voorstel voor de werkplaatsafspraak naar de klant
-
De klant ontvangt het voorstel voor de werkplaatsafspraak
-
De dealer ontvangt het geaccepteerde voorstel voor de werkplaatsafspraak
-
De klant wordt herinnerd aan de werkplaatsafspraak
-
De klant wordt naar de werkplaats geleid
-
De dealer voert de geplande werkzaamheden aan de auto uit
-
De dealer sluit de casus af
De klant logt in op de My Volvo-eigenaarswebsite en navigeert naar de pagina Service & reparatie om een verzoek te initiëren. Het verzoek kan ook worden geïnitieerd vanaf de Landing-pagina of de Boeking-pagina.
De klant kan het volgende toevoegen aan het verzoek:
Bij handmatige verzoeken van de My Volvo-eigenaarswebsite kan de klant ook een boekingsverzoek voor de werkplaats sturen naar iedere gewenste dealer binnen de markt. Hiervoor moet de klant dan een andere dealer selecteren op het formulier voor het boekingsverzoek voordat het boekingsverzoek voor de werkplaats wordt verstuurd. Deze wijziging geldt alleen voor die specifieke boeking. De klant kan ook blijvend een andere voorkeursdealer selecteren via de My Volvo-eigenaarswebsite.
Als een klant een van deze wijzigingen doorvoert - tijdelijk of blijvend - ontvangt de nieuw geselecteerde dealer het verzoek van de klant in de -lijst.
| ð |
In dit geval kiest de klant ervoor om bij de voorkeursdealer een boekingsverzoek voor de werkplaats in te dienen. De klant voegt verder geen extra aanbod, informatie of tekstberichten toe. |
Als de klant het boekingsverzoek voor de werkplaats klaar heeft, wordt het naar de voorkeursdealer van de klant gestuurd. De klant ontvangt een bericht in Sensus Connect, op de My Volvo-eigenaarswebsite en via een e-mail met informatie. Daarin wordt bevestigd dat het boekingsverzoek is ontvangen. In de bevestiging van het boekingsverzoek wordt ook aangegeven dat de dealer binnen 2* werkdagen contact zal opnemen met de klant*.
* Per markt in te stellen.
Let op
Let op
De aangegeven periode is wat de dealer aan de klant heeft beloofd. Om de klant niet teleur te stellen, moet deze strikt worden aangehouden. De Afsprakenbeheer voor werkplaats-functies ondersteunen de dealer zodat deze geen klanten vergeet. Wanneer een verzoek om reservering in de -lijst niet binnen 24 uur* is opgepakt en verwerkt, wordt er een e-mail naar de servicemanager/serviceafdeling van de dealer gestuurd.
* Per markt in te stellen.
De voorkeursdealer van de klant opent het tabblad in VIDA regelmatig om te controleren of er eventueel nieuw binnengekomen verzoeken van klanten zijn. De dealer ziet het verzoek van de klant in de -lijst, die standaard wordt weergegeven.
De dealer bekijkt het verzoek van de klant door op het op het tabblad te klikken. De pagina Afspraak beheren opent in een nieuw browservenster. Op deze pagina controleert de dealer de klantgegevens, de kilometerstand van de auto, de afsprakengeschiedenis enz.
De dealer klikt vervolgens op om de gegevens m.b.t. de actuele conditie van de auto te bekijken.
De dealer gaat dan terug naar het tabblad en stelt de auto met de -knop als autoprofiel in om te controleren of er mogelijk aan de auto gerelateerde kwaliteitsbulletins (QB's) nodig zijn.
Als de dealer de Handelingen en Pakketten-functie in het VIDA-abonnement heeft en als er in het DMS een openstaande werkorder is, gebeurt dit via de werklijst. De QB's worden automatisch weergegeven voor het huidige VIN en alle QB-gerelateerde informatie wordt heel gemakkelijk toegevoegd.
Zonder de functies van Handelingen en Pakketten moet dit handmatig gebeuren. zie VIDA Menu Pricing/VST voor meer informatie en begeleiding bij deze functies in VIDA.
Na deze stap wordt alle relevante informatie voor de reparatie van de auto plus de tijd die moet worden ingepland in het planningssysteem van de werkplaats berekend door de dealer.
Nu we weten wat er qua werk en tijd nodig is in de werkplaats, gaat de dealer bij de volgende stap kijken in het planningssysteem van de werkplaats. De dealer kiest op basis van de capaciteit in de werkplaats een geschikte dag en tijd voor de afspraak in de werkplaats.
De dealer gaat terug naar het tabblad in VIDA en klikt op . De relevante gegevens voor het voorstel worden ingevoerd in het afsprakensjabloon. Als de dealer de werklijst in VIDA heeft gebruikt om de werkorder aan te maken, kan de inhoud van het voorstel voor de afspraak worden ingevuld via kopiëren en plakken vanuit de werklijst.
De dealer klikt op . Het voorstel wordt dan naar de klant verstuurd.
Let op
Let op
Voorstellen worden altijd verstuurd naar de auto van de klant en de My Volvo-eigenaarswebsite. De klant ontvangt ook een e-mail met informatie en een link naar de My Volvo-eigenaarswebsite.
De dealer sluit het venster Afspraak beheren door op knop te klikken. Weer terug op het tabblad is de klant/auto nu van de -lijst overgezet naar de -lijst.
De klant ontvangt het voorstel voor de werkplaatsafspraak en kan reageren via Sensus Connect in de auto of via de My Volvo-eigenaarswebsite.
In Sensus Connect kan de klant vier dingen doen:
|
Voorstel accepteren |
Door deze optie te selecteren, gaat de klant akkoord met het voorstel. |
|
Voorstel afwijzen |
Door deze optie te selecteren, trekt de klant het verzoek voor een werkplaatsafspraak in. Als het voorstel wordt afgewezen, gaan het servicelampje en het bericht op de DIM van de auto automatisch weer aan. |
|
Een nieuw voorstel vragen |
Door deze optie te selecteren, vraagt de klant om een andere tijd voor de werkplaatsafspraak. Als de klant om een nieuw voorstel vraagt, moet de dealer eerst een nieuwe tijd zien te vinden in het planningssysteem van de werkplaats (zie stap 7) voordat hij doorgaat. |
|
Uitstellen |
Als deze optie wordt geselecteerd, krijgt de klant het voorstel opnieuw tijdens de volgende rijcyclus. |
Op de My Volvo-eigenaarswebsite krijgt de klant drie opties:
|
Akkoord |
Door deze optie te selecteren, gaat de klant akkoord met het voorstel. |
|
Verwijderen |
Door deze optie te selecteren, trekt de klant het verzoek voor een werkplaatsafspraak in. Als het voorstel wordt afgewezen, gaan het servicelampje en het bericht op de DIM van de auto automatisch weer aan. |
|
Antwoord |
Door deze optie te selecteren, vraagt de klant om een andere tijd voor de werkplaatsafspraak. Als de klant om een nieuw voorstel vraagt, moet de dealer eerst een nieuwe tijd zien te vinden in het planningssysteem van de werkplaats (zie stap 7) voordat hij doorgaat. |
Let op
Let op
Alle reacties op boekingsvoorstellen (niet bij uitstellen) gaan rechtstreeks terug naar de dealer en worden daar weergegeven in de -lijst.
| ð |
De klant gaat akkoord met het voorstel in Sensus Connect en de reactie wordt naar de dealer verstuurd. |
De dealer opent het tabblad in VIDA. In de -lijst ziet de dealer dat de klant het voorstel heeft geaccepteerd.
De dealer klikt op en kiest in het vervolgkeuzemenu in het Afspraak beheren-venster . Door op te klikken bevestigt de dealer de overeengekomen reservering en de uit te voeren werkzaamheden.
| ð |
De boeking wordt verplaatst van de -lijst naar de -lijst. |
|
Als de boeking wordt bevestigd, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de voorlopig geboekte tijd in de werkplaats ook wordt bevestigd. De dealer dient ook te verzekeren dat de werkplaatsplanning en de werkorder zijn gemaakt en afgerond voordat het voorstel wordt verstuurd. Alle benodigde onderdelen moet beschikbaar zijn of worden besteld. |
Op basis van de klantinstellingen op de My Volvo-eigenaarswebsite wordt in Sensus Connect een afspraakherinnering weergegeven voor de klant. Dit gebeurt 1 tot 4 dagen vóór de dag van de werkplaatsafspraak. Deze herinnering gaat ook via e-mail naar de klant met een link naar de My Volvo-eigenaarswebsite. Op de dag van de werkplaatsafspraak krijgt de klant bij iedere start van de motor nogmaals een herinnering van Sensus Connect.
Als de auto voorzien is van Sensus Navigation kan de klant kiezen voor begeleiding door Sensus Navigation tijdens het rijden naar de werkplaats.
Als de auto aankomt bij de werkplaats, voert de dealer de werkzaamheden aan de auto uit zoals afgesproken en gepland met de klant. Als alles klaar is, reset de dealer het servicelampje in het kader van de normale serviceprocedure*.
* Geldt alleen voor serviceafspraken.
Als laatste stap, wanneer al het werk is afgerond en de auto door de klant is opgehaald, opent de dealer het tabblad . De dealer selecteert vervolgens de klant/auto in de -lijst en klikt op . Hierdoor opent het Afspraak beheren-venster. De dealer sluit de casus af door in het vervolgkeuzemenu te kiezen en vervolgens op te klikken.
| ð |
Hierdoor wordt de afspraak uit de -lijst verwijderd, maar is de klant/auto nog steeds beschikbaar op het tabblad als de hoofdbestuurder van de auto de dealer als voorkeursdealer heeft gekozen. |
|
Alle informatie over eerdere afspraken is beschikbaar in het afsprakenoverzicht op de Afsprakenbeheer voor werkplaats-pagina's. |